Un modelo de procesos se refiere a la descripción de una secuencia de actividades ordenadas por grupos de trabajo, con la finalidad de estandarizar el funcionamiento de una organización, trabajar bajo un orden y monitorear y medir los procesos involucrados en los distintos niveles para alcanzar "buenos resultados" de su operación. El modelo de excelencia de la gestión judicial, contempla diversas fases que pueden observase a nivel gráfico en la siguiente metodología:

El modelo de gestión orientado en procesos, ayuda a establecer las metodologías, las responsabilidades, los recursos, las actividades, etc., que permitan una administración orientada hacia la consumación de objetivos establecidos.¹

La adopción de un enfoque basado en procesos, en el ámbito de un modelo de gestión, requiere como primer paso reflexionar cuáles son los procesos suficientemente significativos como para que formen parte de la estructura de procesos y en qué nivel de detalle. En este sentido, el Modelo de Gestión Operativa que a continuación se muestra es el esquema que integra la visión general que permite representar los tipos de procesos críticos que operan en las sedes de los Centros de Justicia Penal Federal:

Como se puede observar, para atender el funcionamiento del Centro de Justicia Penal Federal, su operación se dividió en tres tipos de procesos críticos cuya orientación estratégica corresponde: 1) al Justiciable, que son los de servicio para el desarrollo del Sistema de Impartición de Justicia Penal; 2) al Soporte, que son los que apoyan al mantenimiento de la infraestructura disponible para la operación del Centro; y 3) a la Gestión, que son los que proporcionan dirección, información y métricas para la mejora continua; los cuales interaccionan entre sí para generar la sinergia necesaria para satisfacer los requerimientos de la impartición de justicia penal federal; y la consideración de procesos para las contingencias y riesgos.

Se refiere a la identificación de las interacciones entre los procesos y sus componentes, siendo un instrumento para la gestión y no un fin en sí mismo, por lo que para establecer adecuadamente las interrelaciones entre procesos es fundamental reflexionar acerca de qué salidas produce cada proceso y hacia quién va, qué entradas necesita el proceso y de donde vienen y qué recursos consume el proceso y de dónde proceden.

En el siguiente mapa de interrelaciones del Modelo de Gestión Operativa, se identifica que los procesos tienen una interconexión permanente, generan sinergia entre sí, o bien, por su transversalidad interaccionan para contrarrestar riesgos o introducir contingencias, que permitan la continuidad de la operación del Centro.

El diccionario de la Real Academia Española (RAE) define el concepto de usuario con simpleza y precisión: un usuario es quien usa ordinariamente algo. El término, que procede del latín usuarius, hace mención a la persona que utiliza algún tipo de objeto o que es destinataria de un servicio, ya sea privado o público². Para el modelo, se tiene como usuarios a los intervinientes del Nuevo Sistema de Justicia Penal; y a los Titulares de los órganos jurisdiccionales y servidores públicos adscritos al Centro; y a las áreas administrativas del Consejo interactuantes que proporcionan apoyo y/o demandan información de la operación del Centro.

La manera más representativa de reflejar los procesos identificados es a través de un mapa que viene a ser la representación gráfica de la estructura de procesos de distintos niveles de desagregación que conforman el modelo de gestión, cuya agrupación permite establecer analogías entre los mismos, al tiempo que facilita la interpretación del mapa en su conjunto. En este sentido, los procesos operativos del modelo reflejan su interdependencia de forma secuencial o bidireccional y para el caso, de contingencias y riesgos con transversalidad:

Conforme se definió en el Modelo de Gestión Judicial la operación del Centro de Justicia Penal Federal, integra procesos en tres orientaciones básicas, dentro de las cuales se definen los procesos sustanciales que se han determinado como críticos, dada su importancia para el desarrollo de su encomienda, los que a su vez integran procesos operativos para la ejecución de su fin, cuya determinación inicial no es limitativa, pudiendo variar su conformación de acuerdo a la demanda de la gestión operativa del Centro:

• 3.5.1 Los procesos orientados al justiciable son los utilizados en los Centros de Justicia Penal Federal de forma homogénea para dar atención a las causas penales que ingresan, definiéndose tres procesos críticos:

  
  Figura 7.Procesos críticos orientados al justiciable.

  Para la determinación de los procesos críticos orientados al justiciable se realizaron revisiones en ocho conversatorios entre los Jueces Administradores de los actuales Centros en operación, definiendo de forma consensuada doce procesos operativos, correspondiendo, dos a la atención al público, nueve al trámite judicial y tres de audiencia oral:

  

• 3.5.2 Los procesos orientados al soporte, corresponden a la gestión de la infraestructura disponible para la operación de los Centros, en este sentido se han adoptado tres procesos críticos correspondientes a:

  

  i. Gestión Tecnológica, conteniendo dos procesos operativos para dar soporte y dotar de mantenimiento preventivo a la infraestructura disponible (hardware, software, comunicaciones y seguridad de datos).

  ii. Gestión de Recursos, consiste en obtener oportunamente los recursos necesarios para la operación; así como, el mantenimiento de la infraestructura inmobiliaria y mobiliaria y de servicios básicos, que garanticen la eficiencia en las operaciones y se satisfagan los requerimientos de las partes interesadas, a partir de dos procesos operativos.

  iii. Gestión de Capital Humano, consistente en la capacitación y administración del personal, determinándose tres procesos operativos.

• 3.5.3 Los procesos orientados a la gestión, los cuales coadyuvan a la administración del Centro con una orientación de gestión con calidad, integrando cuatro procesos críticos a decir:

  

  i. Dirección, potencia las competencias genéricas y específicas de liderazgo para influir en un grupo de personas, generando entusiasmo, motivación y trabajo en equipo, con la finalidad de lograr los objetivos comunes.

  ii. Documentación, consiste en el control de documentos y registros para la administración del desarrollo de actividades que coadyuven al correcto funcionamiento del Centro.

  iii. Gestión de Información, administra la atención de los requerimientos de información de transparencia y del control de la información reservada, a partir de dos procesos operativos.

  iv. Mejora continua, consiste en la inserción de acciones tendientes a establecer, implementar, dar seguimiento y mejorar el conocimiento que como organización adquiere el Centro durante el desarrollo de su operación cotidiana, a partir de cinco procesos operativos.

• 3.5.4 Los procesos orientados a riesgos y contingencias, los cuales coadyuvan a la intervención oportuna de acciones que disminuyan acontecimientos que pongan en la celebración oportuna de las audiencias o en riesgo la integridad de las personas que asisten al Centro de Justicia Penal Federal, conteniendo dos tipos de procesos críticos:

  

  i. Riesgos, para la atención de circunstancias que puedan presentarse durante el manejo de testigos o por la necesidad de utilizar medios móviles para la realización de la audiencia.

  ii. Contingencias, en apoyo a la generación de acciones que reduzcan las afectaciones que puedan producir las fallas en equipos, y de seguridad y protección de las personas que se encuentren en el Centro ante una eventualidad.

A fin de facilitar el entendimiento de cada proceso operativo en los siguientes apartados se realiza la descripción narrativa y gráfica, utilizando la siguiente estructura:

• Ficha del proceso (narrativa del proceso operativo)
• Diagrama de flujo (secuencia gráfica del proceso)
  • Entradas / Salidas
  • Toma de decisiones
  • Actividades
  • Responsables
  • Secuencia
• Formatos/Plantillas enlazados al proceso

Es necesario mencionar que los diagramas de flujo contenidos en cada descripción de procesos están elaborados en Visio bajo la Notación para el Modelado de Procesos de Negocio (BPMN), misma que promueve el Object Management Group (OMG, institución dedicada al modelado de sistemas desde 1989 y se encuentra constituida por compañías entre las que se encuentran: IBM, HP, Apple Computer y American Airlines) y fue elegida por el éxito de notación en el sector empresarial e industrial y su más reciente utilización en el sector gobierno así como su fácil lectura, provee de la capacidad de comunicar procedimientos de manera estándar, que siendo gráfica facilita la comprensión de las interrelaciones.³ Los principales símbolos utilizados, tienen el siguiente uso y significado:

Figura 15. Simbología Visio/BPMN utilizada en la diagramación.

La siguiente relación muestra los procesos críticos determinados para la primera etapa de documentación del Modelo de Gestión Operativa de los Centros de Justicia Penal Federal, considerando que sólo están revisados y aprobados por el Comité de Jueces Administradores de los ocho Centros actualmente en operación, los correspondientes a los orientados al Justiciable, y los demás se encuentran en su primera propuesta para revisión:

Tabla 1. Listado de procesos críticos y procesos operativos

• 4.1 Atención al público
  •   4.1.1 Canalización de promociones
  •   4.1.2 Visitas guiadas
• 4.2 Trámite judicial
  •   4.2.1 Programación de audiencia inicial con y sin detenido
  •   4.2.2 Programación de audiencia intermedia
  •   4.2.3 Programación de audiencia de juicio oral
  •   4.2.4 Notificaciones generadas por la solicitud de una audiencia
  •   4.2.5 Notificaciones generadas por determinaciones de una audiencia
  •   4.2.6 Apelaciones
  •   4.2.7 Amparo directo
  •   4.2.8 Amparo indirecto
• 4.3 Audiencia de oralidad
  •   4.3.1 Audiencia oral
  •   4.3.2 Manejo de la audiencia móvil
  •   4.3.3 Manejo de testigos

• 5.4 Gestión Tecnológica
  •   5.4.1 Mantenimiento preventivo a la infraestructura tecnológica
  •   5.4.2 Solicitud de servicios de soporte técnico
• 5.5 Gestión de Recursos
  •   5.5.1 Mantenimiento preventivo a infraestructura física y mobiliaria
  •   5.5.2 Solicitud de servicios generales
• 5.6 Gestión de Capital Humano
  •   5.6.1 Solicitud de capacitación
  •   5.6.2 Solicitud de movimientos de personal
  •   5.6.3 Solicitud de sustituciones

• 6.7 Direcció
  •   6.7.1 Medición y retroalimentación
• 6.8 Documentación
  •   6.8.1 Control de documentos
  •   6.8.2 Control de registros
• 6.9 Gestión de Información
  •   6.9.1 Solicitud de información de transparencia
  •   6.9.2 Manejo de información reservada
• 6.10 Mejora continua
  •   6.10.1 Auditoría interna
  •   6.10.2 Acciones de mejora
  •   6.10.3 Satisfacción del cliente
  •   6.10.4 Servicio no conforme
  •   6.10.5 Acciones correctivas y preventivas

• 7.11 Riesgos
  •   7.11.1 Falla en dispositivos electrónicos
• 7.12 Contingencias
  •   7.12.1 Contingencia de seguridad
  •   7.12.2 Contingencia de salud
  •   7.12.3 Contingencias ambientales